１．分類して保管しておく
複式簿記で記帳する際には、①現金で支払った場合、②銀行口座からの振込で支払った場合、③クレジットカードで支払った場合で、それぞれ異なる記帳方法が必要です。そのため、支払が完了した後の領収書や明細の保管方法を工夫することで、後の作業が大幅に効率化されます。
例えば、左の画像のように分類用のクリアフォルダを用意し、支払が完了し記憶が鮮明なうちに、現金払いの領収書は「現金用」のフォルダに、銀行振込の領収書は「銀行口座用」のフォルダに、クレジットカード払いの領収書は「クレジットカード用」のフォルダにそれぞれ保管します。これにより、後で領収書を分類する手間が省け、スムーズに記帳作業が進められます。
２．同じ領収書等をまとめてから入力する
会計ソフトに入力する際も、同じ種類の領収書をあらかじめ分類しておくことで、入力作業の効率が大幅に向上します。
例えば、同じガソリンスタンドでのガソリン代の領収書を入力前に分類してまとめて入力すれば、判断にかかる時間を短縮できます。
また、JDLの会計ソフトのように、TABキーを使って直前の入力内容を繰り返せる機能がある場合、日付と金額を変更するだけで仕訳入力が完了するため、さらに作業が効率化されます。
３．まとめ
上記は一例に過ぎず、保管場所はクリアフォルダでなく、封筒や箱でも構いません。
また、個人事業者の場合、医療費控除用や確定申告用に専用のクリアフォルダを用意することもおすすめです。
いずれにせよ、大切なのは、記憶が新しいうちに分類して保管することです。